La cantidad de tiempo, recursos e información invertidos por parte de las empresas en aras de implementar un sistema de información, es siempre considerable. Por eso es muy importante tener en cuenta todos los factores que pueden poner en peligro un proyecto de esta magnitud.
No importa si el mismo parece “pequeño” desde el punto de vista de una gran corporación. Para una PYME, por ejemplo, pretender llevar sus Cuentas por Cobrar y por Pagar representa un reto proporcionalmente complejo al de una industria manufacturera que quiere llevar los costos de su producción. Ambas se enfrentan con una planeación y ejecución a su medida, por lo que desde el punto de vista de cada uno de estos negocios, el reto es igualmente complejo y requiere poner toda la atención a los detalles.
Estos son algunos de los errores típicos que debes tomar en cuenta
La evaluación apropiada de un ERP antes de si quiera pensar en implementarlo, es un paso esencial que puede conducir a una notoria mejora de todos los procesos de la empresa. Esta etapa pre implementación es muchas veces tomada la ligera, sobre todo, por la presión de la alta dirección hacia el área de compras o IT para conseguir resultados, o bien, por la falta de experiencia de toda la organización en la materia.
El total compromiso de la Alta Dirección desde el inicio del proyecto, es esencial para que toda la información requerida esté sobre la mesa, y así, tanto proveedor como líderes de proyecto puedan aterrizar el modelo exacto que la empresa necesita ver reflejado en un sistema de información, además de que el proyecto pueda ser validado desde lo más alto de la empresa y evitar problemas post implementación.
Una lista exhaustiva de todos los requerimientos (tanto tecnológicos como de negocios) que tiene la empresa es un punto de partida insustituible, ya que de esta lista, podrás obtener un plan de trabajo detallado, mismo que será la columna vertebral que guiará a ambas partes durante todo el proyecto (claro, sin el punto 2, conseguir esta información podría ser casi imposible). Asegúrate de que todos los líderes operativos de las áreas a implementar sean correctamente entrevistados con una plantilla o formato brindado por el proveedor del sistema, y que la información arrojada sea compartida contigo antes de que el proyecto siga adelante.
Asegurarse de que el ERP en cuestión se ajusta a tus necesidades y presupuesto es clave para entender a quién evaluar, y así evitar pérdidas de tiempo innecesarias. ¿Necesitas un ERP especializado para tu industria? ¿puedes pagarlo?. O bien ¿no te importa tener un sistema más universal a cambio de ir pagando los desarrollos y adecuaciones que necesitarás en futuras etapas?. Este punto, es muchas veces omitido, trayendo desagradables sorpresas una vez que comienza la operación en tiempo real.
Confundir un proyecto de ERP como exclusivamente de TI, es un gran error. Al fin y al cabo, un sistema de información es parte de una estrategia de negocios más amplia que involucra a todas o casi todas las áreas de la empresa. Asegúrate de delegar el proyecto a líderes de la misma, que sabrán entender este punto y mantener una postura integradora durante todo el proceso.
El estado actual de tu hardware, redes y demás equipos vs los requerimientos que tiene el sistema que estés evaluando. Realizar una SDI donde el proveedor te detalle los mínimos con los que deberás contar para el correcto funcionamiento del ERP es muy importante, y muchas veces obviado por ambas partes. Esto podría acarrear problemas severos de integración futura así como limitar enormemente tu operación y con ello, pérdidas de dinero considerables.
Es ideal contar con un criterio de selección (modelo o matriz) que permita al evaluador de tu empresa generar un ranking detallado de cada proveedor que les ha ido a visitar. Sin una matriz de datos que enmarquen las características que son esenciales para la empresa, así como el valor que cada una tendrá dentro del proceso de evaluación y selección, abre la posibilidad de que al final, se tenga un “ganador” equivocado.
Como podrás ver, son muchos los aspectos que se necesitan tomar en cuenta antes de si quiera aspirar a una “short list” de las mejores opciones de ERP que hay en el mercado para tu empresa. Por eso, hay una serie cualidades inigualables que pocos proveedores de ERP brindan: actitud de servicio, asesoría personalizada y puntual, pero sobre todo: compromiso con entender las necesidades y requerimientos del cliente desde la primera llamada.