Compras
“Abastecer a la empresa de los bienes y servicios necesarios en el tiempo, calidad, cantidad y lugar indicados es el objetivo primordial del área de compras, sin embargo, la tarea no resulta fácil entre más grande es la organización. Se tienen cientos de solicitudes a la semana y se debe constantemente evaluar las prioridades de compra. Además del criterio de los compradores resulta importante la aprobación para evitar compras innecesarias y fuera de presupuesto. Los controles deben estrictos y algunas veces es necesaria la política de tres cotizaciones de diferentes proveedores antes de comprar.”
Proceso de compras
Las compras pueden iniciar a partir de una requisición de compra generada por cualquier empleado, por ordenes de venta, por un proceso de planeación o pueden iniciar a partir de una orden de compra generada por un comprador. De cualquier forma, se requerirá la aprobación de esta. Tanto las requisiciones de compra como las órdenes de compra toman las condiciones comerciales de cotizaciones de compra si es que éstas existen. Al final las requisiciones de compra se incorporan a una orden de compra. Cada orden de compra es generada y enviada al proveedor para que éste la presente al momento de la entrega del bien o al concluir el servicio.
Disponible en:
Especificaciones
Proveedores
Define parámetros de proveedores de bienes y servicios que permiten la automatización de los procesos de compra, inventarios, cuentas por pagar y contabilidad. Cuenta con Datos Generales, Comerciales, Bancarios, Contactos y Datos Adicionales.
Relación Proveedor-Artículo
Establece la relación entre el código del artículo del proveedor y el código del mismo artículo en la empresa, si es que son diferentes; y permite asociarle información adicional.
Cotizaciones de Compra
Registra las condiciones comerciales de compra de un bien o servicio con un proveedor durante un periodo determinado. Se aprueban o activan antes de ser usadas en requisiciones u órdenes de compra.
Requisiciones de Compra
Permite registrar necesidades de compra de los diferentes departamentos. Sólo el usuario que realiza el registro y el comprador asignado pueden modificar o borrar la requisiciones que se generan. Las requisiciones deben ser aprobadas previo a ser agrupadas en Órdenes de Compra. Las requisiciones de compra se pueden generar automáticamente también por medio del proceso MRP.
Órdenes de Compra
Lleva el control total del proceso de compra estableciendo las condiciones comerciales. A través de la orden de compra se realizan los procesos de recibo de compra y el pago de esta. Las Órdenes de Compra deben pasar por una aprobación previa al envío al proveedor. Las Órdenes de Compra se pueden mandar por correo electrónico. Permite especificar moneda de compra y moneda en que se factura, además de permitir el uso de unidades de medida alternas para compra
Recibo de Orden de Compra
Se realiza el recibo de la Orden de Compra, este recibo puede ser parcial o total, el recibo genera en automático la póliza contable correspondiente, afecta el inventario, actualiza el costo promedio y último, registra el Kardex de inventario y genera en automático una propuesta de cuenta por pagar de acuerdo con las condiciones comerciales de la Orden de Compra.
Devoluciones de Compra
Registra las salidas de mercancías por el concepto de devolución de compra, genera el decremento en el nivel de inventario de los bienes devueltos, realiza el movimiento en Kardex.
Registro de la nota de crédito por devolución.
Para el caso de inventarios perpetuos registro contable del movimiento de inventarios.
Reportes
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Ficha de datos y General de proveedores.
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Requisiciones por diferentes clasificaciones.
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Órdenes de Compra por diferentes clasificaciones.
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Recibos de Compra, pendientes por recibir o recibidos.