Más allá de los sistemas de gestión, las ventajas y beneficios que se logran con un ERP lo posicionan como una de las herramientas principales para el crecimiento de las empresas, brindando integración de los procesos de la organización, aumentando la productividad e impulsando a las empresas.
La correcta preparación anticipada de la empresa para la implementación o migración de un software ERP permite garantizar el logro de los objetivos del proyecto y el arranque de operación en tiempo y forma con el nuevo software.
Primero, debemos conocer ámpliamente aquellos factores clave para el éxito de la implementación del ERP:
Estos factores incluyen diferentes áreas del proyecto: Dirección, Organización, Usuarios, Software, Consultora y Tecnología.
Si bien es difícil tener todas las variables bajo control, debemos prestar especial atención y seguimiento a los siguientes:
1. Estrategia de Crecimiento
Este factor se presenta como el más importante de todos, es necesario que la empresa cuente con objetivos claros del proyecto. ¿Por qué se realizará una implementación de un software ERP? ¿Qué se desea lograr? ¿Hacía donde queremos llegar una vez terminado el proceso?
Esta estrategia debe estar encaminada principalmente a la integración de operaciones, mejoras de procesos para aumentar la productividad, mejoras tecnológicas para lograr ventajas competitivas o bien procesos de innovación y mejora continua.
Si los objetivos planteados para el futuro de la empresa no están alineados con algunas de estas estrategias, difícilmente el proyecto será considerado una prioridad dentro de la organización.
2. Dirección y Liderazgo
La participación y compromiso de directores o altos mandos dentro de la organización es indispensable, son estos líderes quienes marcan la línea de trabajo dentro de la organización y toman las decisiones más importantes sobre los cambios a realizar dentro del proyecto y la organización.
Es importante que los proyectos cuenten con un líder de proyecto y líderes de área que apoyan la realización del proyecto.
3. Presupuesto
La organización debe generar un presupuesto de acuerdo con sus necesidades y capacidades, considerando todos los costos del proyecto: compra o renta del software, costos de implementación, costos de desarrollos o adecuaciones, hardware o recursos necesarios para la operación y en caso de ser necesario recurso humano requerido. Es ideal que dicho presupuesto no exceda el 30% del ingreso de la empresa ya que se podría ver afectado el flujo de efectivo para la operación del día a día.
4. Software ERP
El software seleccionado debe contemplar la mayor cantidad de funcionalidades necesarias para lograr los objetivos del proyecto. Si la empresa tiene clara la estrategia de crecimiento y las necesidades del negocio que se deben cubrir para lograrlas, además de un presupuesto bien definido, se puede realizar una mejor selección del software ERP a implementar.
La solución para elegir debe ser flexible para realizar adecuaciones que se requieran para el logro de los objetivos, contar con desarrollos estables y constantes, diseño de interfaces amigables con el usuario y procedimientos bien definidos.
5. Definición de Adecuaciones
En caso de ser requeridas adecuaciones o desarrollos adicionales al software para adaptarlo mejor a los procesos internos, se debe realizar una especificación concreta y documentar casos de uso; esto para lograr un control y análisis estricto de las funcionalidades adicionales para evitar que sean perjudiciales a futuro o modifiquen demasiado el presupuesto del proyecto.
Cada adecuación o funcionalidad adicional debe contar con su correcta definición y estar perfectamente justificada.
6. Ambiente Organizacional
La organización interna debe contar con áreas perfectamente definidas y coordinadas. Además de contar con políticas de operación y procedimientos definidos y documentados.
Si bien el punto anterior no es obligatorio para iniciar, son actividades que de no contar con ellas se tendrán que definir durante el proceso de implementación y podrían alagar los tiempos de trabajo.
7. Servicios de Consultoría
Si bien ya hemos elegido el software ERP ideal para nuestra empresa, es importante contar con el apoyo de consultores con experiencia amplia en la herramienta.
Contar con el acompañamiento de la empresa consultora correcta permite no sólo lograr una implementación exitosa, sino también lograr un mayor aprovechamiento del software ERP en la organización.
Los consultores deben lograr visualizar y entender correctamente el negocio y los objetivos del proyecto; además de contar con habilidades de organización y enseñanza para lograr sinergia con el equipo de trabajo.
8. Usuarios dentro de la organización
La dirección y los líderes de proyecto deben comunicar oportunamente sobre el proyecto de implementación a todos los usuarios involucrados dentro de la organización.
Es importante lograr formar un equipo motivado, responsable y comprometido con el logro de los objetivos.
Involucrar a los usuarios tiene el principal objetivo de lograr en ellos una apertura al cambio que logren en poco tiempo una independencia de los consultores externos y celebren los logros de cada etapa del proyecto.
9. Recursos del Proyecto
Se debe realizar un listado de los recursos necesarios y disponibles para la ejecución del proyecto, así como solicitar una valuación de los recursos por el proveedor de software para garantizar que contamos con lo necesario para la operación.
Se debe prestar atención en la infraestructura informática requerida, como son; computadoras, impresoras, periféricos, equipos adicionales y redes de comunicación.
Otro recurso que contemplar es la información que será migrada al nuevo software ERP, esta información debe estar actualizada y concentrada en un mismo medio electrónico para facilidad de importación de datos.
10. Soporte Técnico Post Implementación
El fabricante del Software o la casa consultora deben contar con canales y procedimientos bien definidos para el soporte posterior a la implementación. Y acompañamientos posteriores para futuras etapas de crecimiento.
Una última propuesta: El cierre de Proyecto
Llegar al término exitoso de un proyecto de implementación debe incluir un cierre de proyecto; éste debe evaluar que los objetivos del proyecto se han logrado, que las funcionalidades requeridas operan correctamente; considerando la validación y evaluación de los usuarios.
Implementar un software ERP no debe ser una tarea titánica o extenuante, lograr una comunicación y flexibilidad del equipo involucrado nos permitirá cumplir los factores de éxito.
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